یکی از ابزارهای همکاری از راه دور جی سوییت است. که یک پلتفرم ارزان و مقرون به صرفه است که ارتباط و همکاری بین تیم را برقرار می‌کند. همچنین اعضای تیم می‌توانند در گوگل داکس (Google Docs)، گوگل شیتس (Google Sheets)، گوگل اسلاید (Google Slide) و دیگر ابزارهای گوگل درایو (Google Drive) با یکدیگر همکاری کنند. در G Suite هم می‌توانید یک تقویم تیمی به اشتراک بگذارید یا ایمیل‌های کاری ایجاد کنید.
نحوه ساخت اکانت جی سوییت
ابتدا نام شرکت خود را وارد کنید و سپس تعداد کارمندان را انتخاب نمایید. نگران نباشید در ادامه کار نیز امکان تغییر تعداد کارمندان وجود دارد. گوگل با درک این موضوع که امکان کاهش و یا افزایش کارکنان در یک شرکت وجود دارد این امکان ویرایش را در نظر گرفته است. مرحله دوم وارد نمودن اطلاعات تماس و ایمیل است. بعد از ثبت این مرحله گوگل یک پیام برای ایمل ادرسی که وارد نمودید ارسال خواهد کرد. درنتیجه آدرس ایمیلی وارد نمایید که به آن دسترسی دارید. در مرحله آخر یک نام کاربری و رمز عبور برای اکانت جی سوییت خود وارد کنید.
چه افرادی قادر به استفاده از گوگل سوییت هستند؟
کسب و کارهای مختلف قادر هستند از این نرم افزار استفاده نمایند. صاحبان کسب و کار باید هزینه‌ای را بابت امکانات ویژه‌ای که این نرم افزار در اختیارشان قرار می‌دهد پرداخت نمایند.
امکانات جی سوییت
دامین ایمیل شخصی
فضای نامحدود ذخیره سازی ابری (Cloud Storage)
امکان مدیریت دستگاه های تلفن همراه
بعلاوه G Suite امکان مدیریت دستگاه تلفن همراه را به شما می دهد و به شما امکان می‌دهد دستگاه های تلفن همراه را فعال یا غیرفعال کنید و کنترل کنید که برنامه ها فعال شده اند یا خیر.
پشتیبانی ۲۴ ساعته در نسخه تجاری و پریمیوم جی سوئیت در دسترس خواهند بود. یکی از برترین نکته این پلتفرم رایگان در رابطه با دیگر پلتفرم ها این است که هیچ‌گونه تبلیغاتی به هنگام استفاده از آن مشاهده نخواهید کرد.
کارکنان می‌توانند به صورت همزمان بر روی یک فایل کارکنند و تغییراتی که ایجاد می‌کنند را همان زمان اعمال نمایند و نیازی نیست تا یک کاربر خارج شود تا شخص دیگر امکان ورود داشته باشد. این قابلیت یکی از ویژگی های بسیار مهمی است که این ابزار را به عنوان یک ابزار همکاری سازمانی مطرح نموده است. نرم افزارهای مختلفی در جی سوییت در دسترس است که با وارد شدن به جی میل قابل دسترس هستند. تمامی اطلاعات در سرورهای گوگل ذخیره می‌شوند در نتیجه در تمامی مکان ها قابل دسترس خواهند بود.
جی سوییت دارای ابزارهای مختلفی از جمله موارد زیر است
ابزارهای ارتباطاتی: Gmail ،Hangouts ،Calender ،Google Plus
ابزارهای ذخیره سازی: drive
ابزارهای همکاری: Docs ،Sheets ،Forms ،Slides ،Sites
ابزارهای مدیریتی: Cloud Search، Admin ،Mobile ،Vault
مجموعه نرم افزارهای گوگل سوئیت بسیار کاربردی و چند منظوره است که محیط کاربری آسوده دارد. کار با هریک از آن ها بسیار آسان است. وقتی که می خواهیم یک بلاگ را تولید و ویرایش کنیم میتوان از ویرایشگر (editor) جی سوئیت استفاده کرد. یا میتوان توسط این پلتفرم برای دوستان و همکاران ایمیل ارسال نمود. وقتی در نظر داریم با یک مشتری جدید وقت چت تعریف کنیم یا ایمیل هایی به دوستان و همکاران خود ارسال کنیم، جی سوئیت (G-Suite) بسیار کارآمد و مفید خواهد بود.
آیا می‌توانم دستگاه های تلفن همراه را با Google Workspace مدیریت کنم؟
بله، شما می‌توانید با استفاده از کنسول Google Admin، دستگاه های تلفن همراه سازمان خود را مدیریت کنید.
آیا می توان با Google Workspace چندین دامنه را مدیریت کرد؟
اگر سازمان شما نام دامنه جدیدی را خریداری کرده است یا در چندین دامنه تجارت می‌کند، می‌توانید تمام دامنه های خود را بدون هزینه اضافی به حساب خود اضافه کنید. سپس کاربران می‌توانند در یک یا چند دامنه شما هویت داشته باشند. همچنین می‌توانید دامنه های خود را از همان کنسول Admin مدیریت کنید.
Google Workspace دارای چند نسخه است؟
Google Workspace برای شرکت های دارای حداکثر 300 کاربر دارای سه نسخه است: Business Starter ،Business Standard و Business Plus
آیا Google Workspace یک نسخه آزمایشی رایگان دارد؟
بله، 14 روز خدمات Google Workspace به مشتریان به صورت رایگان ارائه داده می‌شود.
آیا میتوان دسترسی کاربران به برخی از ویژگی ها یا خدمات را کنترل کرد؟
در ابتدا، تمامی سرویس ها برای همه کاربران فعال هستند. برای خاموش کردن سرویس هایی که نمی‌خواهید افراد از آن استفاده کنند یا برای شخصی سازی نحوه کار سرویس ها می توانید از کنسول Admin استفاده کنید. شما این گزینه را دارید که تنظیمات یکسان را برای همه فعال کنید یا خط مشی های منحصر به فردی را برای کاربران مختلف اعمال کنید. به عنوان مثال، ممکن است Meet را فقط برای تیم پشتیبانی خود روشن کنید یا فقط به بخش بازاریابی اجازه دهید.
نتیجه گیری
Google Workspace نام دیگر G Suite است. که برای اولین بار در سال 2012 از آن رونمایی شد. گوگل سال 2019 را در حالی آغاز کرد که حدود 5 میلیون کاربر پریمیوم (premium) برای نرم افزار G Suite داشت. جی‌سوئیت گوگل که یکی از ابزارهای همکاری از راه دور آسان، قابل اعتماد و شناخته شده است. با توجه به نسخه جی سوییت می‌توانید از فضای 30 گیگابایتی، یک ترابایتی و نامحدود گوگل بهره ببرید. ابزارهای کاربردی دیگری همانند: میزیتو، ترلو، لیمو، تسکولو برای دورکاری وجود دارند که می‌توانید از آن ها نیز بهره‌مند شوید.